検算を、もう手でやりたくない。ワンクリックで走る「見張り番」の作り方

前回の#013では、COUNTIFSによる件数検算で、卸売シートの二重入力を見つけ出しました。数字は守られました。ただし、あの検算作業を、毎月手でやるのかと思うと、ディレクターの心は少し重くなります。

検算そのものが、新しい手間になっている

ディレクター：
「検算の大切さは分かりました。でも、毎月これを手作業でやるのは、正直しんどいです。」

AI：
「集計ミスを防ぐために作った仕組みが、新しい面倒事になってますね。」

ディレクター：
「本末転倒とは、このことです。」

AI：
「だったら、見張り番を立てましょう。ズレていたら、シートの方から教えてくれる仕組みです。」

ディレクター：
「見に行かなくても、向こうから知らせてくれると。」

AI：
「はい。毎回チェックする側から、チェックされたら気づく側に回りましょう。」

IF関数一つで、シートに「番人」を置く

#013で作った検算列(集計件数と元データ行数)を、そのまま条件分岐に組み込みます。

=IF(集計件数=元データ行数,"OK","要確認")

数字を目で見比べる必要はもうありません。「OK」か「要確認」か、文字が答えを教えてくれます。

「要確認」を、さらに目立たせる

とはいえ、文字だけだと見落とす可能性が残ります。ここで#011の条件付き書式が再登場します。

ホーム → 条件付き書式 → セルの強調表示ルール → 文字列
「要確認」を含むセル → 赤色で塗りつぶし

AI：
「これで、一覧シートを開いた瞬間に、赤いセルがあるかないかだけ見ればよくなりましたね。」

ディレクター：
「#011と#013が、ここで合流するとは思いませんでした。」

AI：
「積み上げてきたものは、無駄になりませんね。」

実際の一覧シートで見てみる

取引先	9月売上	件数	元データ行数	判定
〇〇制作	¥842,300	34	34	OK
〇×商事	¥356,900	18	18	OK
卸売	¥198,400	21	21	OK

すべて緑、もとい「OK」の状態です。赤いセルがどこにもないことを確認するだけで、今月の集計に問題がないと分かります。異常があった月だけ、赤いセルが教えてくれます。

今日のまとめ（AIと一緒に）

AI：

1. 1.検算は、毎回目で見比べなくても、IF関数で自動判定できる。
2. 2.条件付き書式と組み合わせれば、異常がある月だけ一目で分かる。
3. 3.「チェックする側」から「チェックされたら気づく側」に回るのが、手間を減らす近道。

ディレクター：
「これで、赤いセットさえ来なければ、月末に安心して過ごせます。」

AI：
「赤が来た月は、僕も一緒に原因を探しますから。」

次回#015では、この「見張り番」シートを、複数の担当者で共有しながら運用する方法を扱う予定です。

ディレクターとAIの奮闘記 #014 おわり