一人で見るか、みんなで見るか。「見張り番」シートを、担当者みんなで運用する方法

前回の#014では、IF関数と条件付き書式で、集計ミスがあれば赤いセルが教えてくれる「見張り番」シートが完成しました。ディレクターの月末は、だいぶ穏やかになりました。ところが今回、新たな問題が持ち上がります。

見張り番が、いつの間にか壊されている

ディレクター：
「見張り番シート、パートさんに共有したんです。そうしたら、数式が消えてました。」

AI：
「見張り番が、見張られる前にやられましたね。」

ディレクター：
「数値を直接入力しようとして、数式が入ったセルの上から上書きしてしまったみたいです。」

AI：
「悪気はないんです。そこに『入力していい場所』があるように、シートの方が見えてしまっただけで。」

ディレクター：
「じゃあ、入力していい場所とダメな場所を、シート自身に教えておけばいいんですね。」

AI：
「その通りです。今日も理解が早い。」

「触っていい場所」だけを、あらかじめ開けておく

Excelのシート保護は、初期状態だと全セルがロックされます。まず、この性質を利用します。

1. Ctrl+Aで全セルを選択
2. セルの書式設定 → 保護タブ → 「ロック」にチェック(デフォルトのまま)
3. 入力してほしいセル(元データ入力欄など)だけを選び直す
4. セルの書式設定 → 保護タブ → 「ロック」のチェックを外す
5. 校閲タブ → シートの保護 → パスワードを設定(任意)

この状態でシートを保護すると、ロックを外したセルだけが入力可能になります。数式が入っているセルは、クリックしても数字を打ち込めなくなります。

「触ってほしい場所」を、さらに分かりやすくする

ディレクター：
「保護しただけだと、パートさんはどこが入力できるか、パッと見て分からない気がします。」

AI：
「それこそ#011の出番です。入力可能なセルだけ、黄色く塗っておきましょう。」

ロックを外したセルに、あらかじめ薄い黄色の塗りつぶしを設定しておきます。「色がついている場所だけ触っていい」というルールが、説明しなくても伝わるようになります。

入力ミスそのものも、その場で防ぐ

触れる場所を制限しても、全角と半角の混在など、入力内容そのもののミスは残ります。ここで、入力規則を使います。

データ → データの入力規則 → リスト
元の値：〇〇制作,〇×商事,卸売

取引先名の入力セルにリストを設定すれば、手入力ではなくプルダウンから選ぶだけになります。表記ゆれ(「〇〇制作」と「〇〇セイサク」など)による#013のような集計ズレを、入り口の時点で防げます。

実際の運用イメージ

担当者	できること	できないこと
パートさん(入力担当)	元データの入力(プルダウン選択)	集計式・判定式の変更
ディレクター	シート保護の解除・数式の修正	―

誰が触っても、見張り番の判定ロジックだけは壊れません。壊れるとしたら、パスワードを知っているディレクター自身が保護を解除したときだけです。

今日のまとめ（AIと一緒に）

AI：

1. 1.シート保護は、まず全セルをロックし、触ってほしい場所だけロックを外す。
2. 2.入力可能なセルは、色を塗って「触っていい場所」だと視覚的に伝える。
3. 3.入力規則(リスト)で、表記ゆれによる集計ミスを入り口の時点で防げる。

ディレクター：
「これで、パートさんに安心してお願いできます。」

AI：
「見張り番が、ようやく本当の意味で見張り番になりましたね。」

次回#016では、この一覧シートをもとに、月ごとの推移をグラフで自動更新する方法を扱う予定です。

ディレクターとAIの奮闘記 #015 おわり