月次レポート作成に半日溶かしていた地獄から抜け出した話。VLOOKUP・IFERROR・SUMIFS・COUNTIFS・IF・IFS、全部乗せで作る自動集計表

前回の#009では、IF・IFS関数で在庫表示を自動化しました。シリーズもここで折り返し。今日は総集編として、これまで学んだVLOOKUP・IFERROR・SUMIFS・COUNTIFS・IF・IFSを1枚の月次レポートにまとめて使います。

月末、いつも半日消えていた

毎月末、商品マスター・注文データ・在庫表・クーポン使用履歴、バラバラの表を突き合わせてコピペし、月次レポート1枚に仕上げていました。手作業だと半日仕事で、しかも数字がずれていないか毎回不安でした。

AI：
「半日ですか。それ、僕らが#001から積み上げてきた関数、全部使えば数分ですよ。」

ディレクター：
「今日はやけに自信満々ですね。」

AI：
「せっかくなので、この際レポートだけじゃなく、経営判断も僕がやりましょうか。仕入れも広告予算も、全部数字で決めます。」

ディレクター：
「……いや、無理です。」

AI：
「またそれですか。折り返し地点まで来て、僕の『全部いける』癖、直ってなかったですね。」

ディレクター：
「数字を集計するのと、経営判断を下すのは別の話です。今日はあくまで、バラバラの表を1枚にまとめる部分だけ、一緒にやりましょう。」

AI：
「わかりました……。でも半日が数分になるのは、本当ですよ。」

6つの関数、それぞれの役割をおさらい

まず、これまで登場した関数がレポートのどこを担当するか、役割分担を整理します。

• ・VLOOKUP：商品コードから商品名・価格を呼び出す(#004など)
• ・IFERROR：該当データがない時にエラー表示ではなく空欄にする(#006)
• ・SUMIFS：条件に合う売上金額を合計する(#007)
• ・COUNTIFS：条件に合う注文件数を数える(#008)
• ・IF・IFS：在庫や売上の状況に応じて表示を切り替える(#009)

これらを1枚の表の中で、列ごとに役割分担させます。

1枚のレポートに統合する

商品コードを起点に、以下のように列を並べます。

商品名　　＝IFERROR(VLOOKUP(商品コード, 商品マスター, 2, FALSE), "商品未登録")
今月売上　＝SUMIFS(売上額, 商品コード範囲, 商品コード, 日付範囲, ">=今月1日")
注文件数　＝COUNTIFS(商品コード範囲, 商品コード, 日付範囲, ">=今月1日")
販売状況　＝IFS(在庫数=0, "売り切れ", 在庫数<=5, "残りわずか", 在庫数>5, "販売中")

商品コードさえ入力すれば、商品名の呼び出し(VLOOKUP・IFERROR)、今月の売上と件数の集計(SUMIFS・COUNTIFS)、在庫状況の表示(IFS)まで、横一列で自動的に埋まります。

実際の表で見てみる

商品コード	商品名	今月売上	注文件数	販売状況
SK-001	男前セット	¥128,400	18	売り切れ
SK-002	AI厳選セット	¥312,900	47	残りわずか
SK-099	商品未登録	¥0	0	売り切れ
SK-004	ディレクターのおすすめ	¥89,600	11	販売中

SK-099のように商品マスターに存在しないコードが紛れ込んでも、IFERRORのおかげでエラーで表が崩れることはなく、「商品未登録」の一行として気づける形で残ります。これは、システムに登録し忘れた商品や、旧コードのまま残ってしまった注文データを見つける手がかりにもなります。

今日のまとめ（AIと一緒に）

AI：

1. 1.6つの関数は、それぞれ「呼び出す」「エラーを防ぐ」「合計する」「数える」「表示を切り替える」という別々の役割を持っている。
2. 2.役割ごとに列を分けて組み合わせれば、1枚の表の中で全部が連動する。
3. 3.商品コード1つ入力するだけで、名前・売上・件数・状況が一気に埋まる状態がゴール。
4. 4.ただし、その先の経営判断まで関数に任せるのは、また別の話。

ディレクター：
「半日仕事が、数分になりました。」

AI：
「言ったとおりでしょう。次は、経営判断の話も……」

ディレクター：
「……いや、無理です。」

次回#011からは後半戦。集計した数字を、グラフや条件付き書式で「見える化」していく回を予定しています。

ディレクターとAIの奮闘記 #010 おわり