数字の羅列を見て誰も動いてくれなかった話。条件付き書式とグラフで「見える化」した月次レポート

前回の#010では、VLOOKUP・IFERROR・SUMIFS・COUNTIFS・IF・IFSを1枚に統合し、月次レポートを数分で作れるようになりました。今日からは後半戦。数字を「並べる」段階から、「伝わる」段階に進めます。

完璧な表を作ったのに、誰も見てくれない

#010のレポートを月初のミーティングで共有したところ、反応は薄いものでした。数字は正確なのに、誰も気に留めてくれません。よく見ると、原因は表そのものにありました。数字がずらっと並んでいるだけで、どこが良くて、どこがまずいのか、パッと見て分かる状態になっていなかったのです。

AI：
「関数、完璧に組んだのに。データは正しいのに、なぜ反応がないんでしょう。」

ディレクター：
「正しいことと、伝わることは、別の話なんです。」

AI：
「では、数字を全部太字にして、赤くしましょう。目立ちますよ。」

ディレクター：
「……いや、無理です。」

AI：
「今日も出ましたね、それ。」

ディレクター：
「全部を目立たせたら、何も目立たなくなります。目立たせるべきは『普段と違う部分』だけです。」

AI：
「全部大事、は結局、何も大事じゃない、と同じですね。」

ディレクター：
「今日も理解が早いですね。それを今から、条件付き書式でやります。」

条件付き書式は「普段と違う場所」だけ教えてくれる

条件付き書式は、指定した条件に当てはまるセルだけ、自動で色や書式を変える機能です。#010の「販売状況」列に、こう設定します。

ホーム → 条件付き書式 → セルの強調表示ルール → 文字列
「売り切れ」を含むセル → 赤色で塗りつぶし
「残りわずか」を含むセル → 黄色で塗りつぶし

この一手間で、数字を目で追わなくても、赤いセルにだけ目が行くようになります。手作業で色を塗っていた頃は、更新のたびに塗り直しが必要でしたが、これなら在庫数が変わるたびに色も自動で切り替わります。

グラフは「変化の形」を一瞬で見せる

もう一つ、今月の売上を先月と比べたい時、表の数字を目で比較するのは意外と骨が折れます。ここは棒グラフの出番です。

今月売上・先月売上の2列を範囲選択 → 挿入 → 縦棒グラフ

数字を目で追わなくても、棒の高さの差がそのまま「伸びた」「落ちた」を伝えてくれます。表とグラフ、両方載せる必要はありません。判断が必要な人には、まずグラフだけ見せれば十分です。

実際の表で見てみる

商品名	今月売上	販売状況
男前セット	¥128,400	売り切れ
AI厳選セット	¥312,900	残りわずか
ディレクターのおすすめ	¥89,600	販売中

色がついているのは2行だけ。この2行こそ、今月中に手を打つべき商品です。表を作った本人が説明しなくても、色を見ただけで「ここを見ればいい」と伝わる状態になりました。

今日のまとめ（AIと一緒に）

AI：

1. 1.正確なデータと、伝わるデータは、別の話。
2. 2.条件付き書式は、「普段と違う場所」だけを自動で目立たせる機能。
3. 3.グラフは、数字ではなく「変化の形」を一瞬で伝える道具。
4. 4.目立たせるのは一部だけ。全部目立たせると、結局何も伝わらない。

ディレクター：
「次のミーティングでは、反応があるといいですね。」

AI：
「赤いセル、僕も少しドキドキしながら待ってます。」

次回#012では、複数シートにまたがるデータを1つにまとめる、シート横断の集計を扱う予定です。

ディレクターとAIの奮闘記 #011 おわり