バラバラの帳簿が、1枚にまとまった日。複数シートを横断する集計

前回の#011では、条件付き書式とグラフで「伝わるレポート」に変えました。しかし今回、新たな壁にぶつかります。店舗ごと、月ごとに分かれた複数のシートを、1枚にまとめる作業です。

シートが増えるたびに、集計が地獄になる

〇〇制作、〇×商事、卸売――取引先ごとにシートを分けて管理していたところ、月末になると「全部でいくら売れたのか」を出すだけで一苦労になっていました。シートを1枚ずつ開いて電卓を叩く、そんな原始的な集計が続いていたのです。

AI：
「シートを3枚とも開いて、電卓で足してます……よね？」

ディレクター：
「バレましたか。正直、腱鞘炎になりそうです。」

AI：
「シートを1枚に統合しましょう。コピペで。」

ディレクター：
「……いや、無理です。来月また3枚に分かれます。」

AI：
「今日も出ましたね、それ。」

ディレクター：
「コピペで統合したら、来月も同じ作業をやる羽目になります。シートはそのままで、集計だけを1枚にまとめる方法があるはずです。」

SUMIFSは、シートをまたいでも動く

SUMIFSは、複数シートに分かれたままでも、シート名を指定するだけでそのまま合計できます。「〇〇制作」「〇×商事」「卸売」という3枚のシートがある場合、集計用のシートにこう書きます。

=SUMIFS(〇〇制作!C:C,〇〇制作!A:A,"9月")
+SUMIFS(〇×商事!C:C,〇×商事!A:A,"9月")
+SUMIFS(卸売!C:C,卸売!A:A,"9月")

シートごとの条件付き合計を、プラスでつなげるだけです。シートの中身は今まで通り自由に触っていいので、現場の入力ルールを変える必要もありません。

シートが増えても崩れない「一覧シート」の作り方

取引先が増えるたびに数式を書き足すのは非効率です。そこで、各シートの1行目にシート名を記録しておき、INDIRECT関数でシート名を可変にする方法もあります。

AI：
「INDIRECTを使えば、シート名をセルに書くだけで参照先が変わります。」

ディレクター：
「取引先が増えても、数式を書き直さず、セルに名前を追加するだけで済むんですね。」

=SUMIFS(INDIRECT(A2&"!C:C"),INDIRECT(A2&"!A:A"),"9月")

A2セルに「〇〇制作」と入力すれば、〇〇制作シートのC列を自動的に見に行きます。取引先が増えたら、この行をコピーしてシート名を書き換えるだけで対応できます。

実際の一覧シートで見てみる

取引先	9月売上
〇〇制作	¥842,300
〇×商事	¥356,900
卸売	¥198,400
合計	¥1,397,600

シートを1枚も開かずに、全体の売上が一目で分かるようになりました。各シートの入力担当者は、これまで通り自分のシートだけ見ていれば十分です。

今日のまとめ（AIと一緒に）

AI：

1. 1.シートを1枚に統合しなくても、SUMIFSはシートをまたいで集計できる。
2. 2.INDIRECTを使えば、シート名を追加するだけで集計対象を増やせる。
3. 3.現場の入力ルールを変えずに、経営側だけ「見える化」できるのが理想形。

ディレクター：
「これで来月からは、電卓を叩かなくて済みますね。」

AI：
「その代わり、この数式が合ってるかは……ちゃんと確認してくださいね。」

次回#013では、その集計結果が本当に合っているかを確かめる、検算の話を扱う予定です。

ディレクターとAIの奮闘記 #012 おわり