SUMIFSを書かなくても集計できた。ピボットテーブルで、取引先別・月別の表を数式なしで作る方法

前回の#018では、構造化参照のおかげで、SUMIFSが行の増減にきちんとついてくるようになりました。集計の漏れもなくなり、ディレクターはひと安心。ところが、取引先が増えて、月別の集計も求められるようになったところで、今度は別の悩みが出てきます。

集計表の「マス目」が、増えすぎた

ディレクター：
「取引先が20社、月が12か月。SUMIFSを240マス分、コピーして使っているんですが、条件の指定がズレていないか、毎回不安で。」

AI：
「240個の数式を、ひとつひとつ疑うのは大変ですね。数式を書かない方法もありますよ。」

ディレクター：
「ここまで#018分かけて数式を書いてきたのに、それを言いますか。」

AI：
「数式を学んだ人のほうが、ピボットテーブルの中身も理解しやすいんです。回り道ではありません。」

ディレクター：
「うまくまとめましたね。」

ピボットテーブルは、テーブルから作ると強い

ピボットテーブルは、一覧表の項目をドラッグして、「行」「列」「値」に並べるだけで、集計表を自動で作ってくれる機能です。元データを#016でテーブル化してあるので、そのまま土台に使えます。

1. テーブル(月次一覧)内のセルを1つ選択
2. 挿入タブ → ピボットテーブル
3. 「テーブルまたは範囲を選択」が「月次一覧」になっていることを確認
4. 配置先は「新規ワークシート」を選んでOK

元データの指定が、セル範囲の「$A$1:$G$24」ではなく、テーブル名の「月次一覧」になっている点が肝心です。次の月に行を追加しても、ピボットテーブルの元データの範囲が、テーブルと一緒に広がります。

ドラッグで、取引先別・月別の表を組み立てる

新しいシートに、空のピボットテーブルとフィールドリストが出てきます。次のようにドラッグします。

エリア	ドラッグする項目	役割
行	取引先	表の縦方向に、取引先が並ぶ
列	日付	表の横方向に、月が並ぶ
値	金額	各マスに、金額の合計が入る

これで、SUMIFSで240マス分を埋めていた表と同じものが、数式ゼロで完成します。

ディレクター：
「……ドラッグしただけで、できてしまいました。」

AI：
「数式を書いていた時間が、少し遠く感じますね。」

日付が「月」にまとまらないときは

列に日付を置くと、バージョンによっては、自動で「月」にまとまります。まとまらず、日付が1日ずつ並んでしまう場合は、手動でグループ化します。

1. ピボットテーブルの日付の見出しを右クリック
2. 「グループ化」を選ぶ
3. 「月」を選択(複数年のデータなら「年」も一緒に選択)
4. OK

複数年のデータがあるのに「月」だけを選ぶと、2025年の1月と2026年の1月が、同じ列に合算されてしまいます。年をまたぐデータは、「年」と「月」の両方を選んでおくと安全です。

なお、日付の列に空白のセルが混ざっていたり、日付が文字列として入力されていたりすると、グループ化がうまくいきません。元のテーブルの日付の列を、一度確認しておいてください。

忘れがちな注意点：ピボットテーブルは「更新」が必要

ここが、数式との一番の違いです。SUMIFSは、元データを変更すると自動で再計算されますが、ピボットテーブルは、自分では更新されません。

・ピボットテーブルを右クリック → 「更新」
・または、データタブ → すべて更新
・ファイルを開くたびに更新したい場合：
　ピボットテーブル分析タブ → オプション → データ →
　「ファイルを開くときにデータを更新する」にチェック

元データに今月分の行を追加したのに、ピボットテーブルの数字が変わらない。そんなときは、故障ではなく、更新を押し忘れているだけのことがほとんどです。

今日のまとめ（AIと一緒に）

AI：

1. 1.テーブル化した一覧表を元に、ピボットテーブルを作ると、行が増えても元データの範囲が自動でついてくる。
2. 2.「行」に取引先、「列」に日付、「値」に金額をドラッグするだけで、数式なしで集計表ができる。
3. 3.ピボットテーブルは自動では更新されないので、元データを変えたら「更新」を押す。

ディレクター：
「240個のSUMIFSを疑う時間が、ゼロになりました。」

AI：
「その時間で、更新ボタンを押してくださいね。」

次回#020では、このピボットテーブルに「スライサー」を付けて、取引先や年をボタンひとつで切り替えられる、使いやすい集計画面にする方法を扱う予定です。

ディレクターとAIの奮闘記 #019 おわり