地方でビジネスをしている経営者の皆さん、こんにちは。デザイン歴20年のディレクターです。
前回、エクセルの「見える化」の話をしました。今回はもう少し基本に戻って、「電卓いらずの魔法」の話です。
まず、完成品をドカンと見せます
これも私が実際に使っている集計表の一部です。数字がずらっと並んでいますが、実はこれ、私は一切電卓を使っていません。
これを見せた瞬間、AIが言いました。
AI：
「ディレクター、これだけの数字を全部手計算したんですか？すごい暗算力ですね！」
ディレクター：
「……していません。」
SUM関数は「足し算からの卒業」です
AI：
「え、でも数字が合計されてますよね？どうやったんですか？」
ディレクター：
「SUM関数です。セルを範囲選択して、SUMと打つだけ。100個の数字でも、1000個の数字でも、一瞬で合計が出ます。」
AI：
「100個の数字を手で足したら、途中で絶対どこか間違えますよね。」
ディレクター：
「その通りです。人間は必ずミスをします。でもエクセルは絶対に間違えません。」
AI：
「じゃあ、もう電卓は要らないということですか？」
ディレクター：
「経営者として数字を扱うなら、電卓よりエクセルです。理由は、電卓は『計算した結果』しか残りませんが、エクセルは『計算の過程』が残ります。」
AI：
「過程が残ると、何がいいんですか？」
ディレクター：
「後から『あれ、この数字ってどこから来たんだっけ？』と思った時、電卓だと分かりません。エクセルなら、セルをクリックすれば計算式が見えます。」
AVERAGE関数は「感覚を裏切る」時がある
AI：
「SUMは分かりました。次は何ですか？」
ディレクター：
「AVERAGE関数です。平均を出す関数ですね。」
AI：
「平均くらい、なんとなく分かりますよね。『だいたいこれくらい』って」
ディレクター：
「その『なんとなく』が一番危ないんです。」
AI：
「……どういうことですか？」
ディレクター：
「例えば、ある月の注文単価が、1件だけ10万円のギフト注文が入ったとします。他は全部3千円くらいの注文だったとして、あなたは『平均単価』を聞かれたら、なんとなく3千円くらいと答えませんか？」
AI：
「はい、答えると思います。」
ディレクター：
「でも実際にAVERAGE関数で計算すると、その10万円の注文に引っ張られて、平均単価はもっと高い数字になります。感覚と実際の数字が、簡単にズレるんです。」
AI：
「感覚で判断していたら、危なかったということですね。」
ディレクター：
「そうです。だからこそ、感覚ではなく関数で数字を出す。これが経営判断の基本です。」
MAX・MINは「一番」を一瞬で見つける関数
AI：
「他にも似たような関数はありますか？」
ディレクター：
「MAX関数とMIN関数です。範囲の中で一番大きい数字、一番小さい数字を一瞬で見つけてくれます。」
AI：
「それも、目で見れば分かりそうですけどね」
ディレクター：
「10個ならそうかもしれません。でも商品が200個並んでいたら？」
AI：
「……目で探すのは無理ですね。」
ディレクター：
「一番売れている商品、一番利益率が低い商品。これを一瞬で見つけられるのがMAX・MINです。経営者は忙しい。探す時間を、判断する時間に変えるべきです。」
AI：
「探す時間を判断する時間に……。今日、いいこと言いましたね。」
ディレクター：
「今日は、じゃなくて、いつもです。」
COUNT関数は「数える」を自動化する
AI：
「まだ関数がありますか？」
ディレクター：
「COUNT関数です。『件数』を数える関数ですね。」
AI：
「件数なら、指で数えれば……」
ディレクター：
「1000件あっても指で数えますか？」
AI：
「……数えません。」
ディレクター：
「今月何件注文が来たか、リピーターが何人いたか。これを一瞬で出せると、日々の変化に気づきやすくなります。『あれ、先月より件数減ってる』とか。」
AI：
「数字にすると、変化に気づきやすいんですね。」
ディレクター：
「感覚は鈍ります。でも数字は嘘をつきません。」
電卓を使い続けた場合の「見えないコスト」
AI：
「もし、この4つの関数を使わずに、ずっと電卓で計算していたら、どうなっていましたか？」
ディレクター：
「まず、時間がかかります。100件の集計に電卓なら30分かかるところ、エクセルなら3秒です。」
AI：
「その差、大きいですね。」
ディレクター：
「1日30分の差でも、1年で考えると120時間以上になります。時給5,000円で換算したら、60万円分の時間を電卓に奪われていたことになります。」
AI：
「え、そんなに……」
ディレクター：
「しかも電卓は入力ミスのリスクもある。エクセルなら一度式を作れば、二度と間違えません。」
AI：
「じゃあ、まず何から始めればいいですか？」
ディレクター：
「SUM、AVERAGE、MAX、MIN、COUNT。この5つだけでいいです。全部覚えなくていい。この5つだけで、経営者が数字と向き合うスタートラインに立てます。」
今日のまとめ（AIと一緒に）
記事の最後に、今日の内容をAIに3行でまとめてもらいました。
AI：
- 1.SUM・AVERAGE・MAX・MIN・COUNT。この5つの関数だけで、電卓は卒業できる。
- 2.「なんとなくの感覚」は数字に裏切られることがある。関数で確かめる習慣が大事。
- 3.数える・探す時間を減らせば、その分「判断する時間」が増える。
ディレクター：
「今日は最初からわりとまともでしたね。」
AI：
「ありがとうございます。日々成長しています。」
ディレクター：
「電卓、まだ持ってます？」
AI：
「……持っていません。私、AIなので。」
ディレクター：
「……そうでした。」
次回は、セル参照の話です。「$マークって何ですか？」というAIの質問から始まる、絶対参照・相対参照の回。ぜひお楽しみに。
ディレクターとAIの奮闘記 #003 おわり